Todos conocemos las obligaciones tributarias de nuestras empresas, puesto que en caso de incumplimiento la AEAT nos lo recuerda con una sanción; pero no sucede lo mismo con las obligaciones societarias. En este artículo explicaremos algunas de las más importantes.
1.- Obligaciones societarias
Libros societarios
Es importante tener en cuenta que las sociedades mercantiles tienen las siguientes obligaciones en relación con lo que conocemos como libros societarios.
- a) Libro de actas. Todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales, con expresión de los datos relativos a la convocatoria, un resumen de los asuntos debatidos, intervenciones, acuerdos adoptados y resultados de las votaciones.
- b) Libro-registro de socios en las Sociedades Limitadas. Instrumento documental que permite recoger la titularidad originaria y las sucesivas transmisiones, voluntarias o forzosas, de las participaciones sociales, indicando la identidad y domicilio del titular de la participación. En su caso, también se recogen la constitución de derechos reales (hipoteca, aval) o embargos.
- c) Libro-registro de acciones nominativas. Con el mismo contenido que el anterior pero referido a los titulares de las acciones. En este caso, al tratarse de acciones, esta obligación deben cumplirla las Sociedades Anónimas.
Cuentas anuales
La ley establece para las personas empresarias la obligación de presentar las cuentas anuales que contienen los siguientes documentos: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estados de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y la memoria anual. Las cuentas anuales son los instrumentos contables más importantes por la obligación fiscal del impuesto de sociedades de las empresas.
La empresa tendrá que aprobar las cuentas anuales dentro de los 3 meses siguientes a su formalización. Estas cuentas deberán ser presentadas y depositadas en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación.
El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil dentro del plazo establecido, dará lugar a que no se inscriba en dicho registro ningún documento referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista. Es decir, el cierre registral de la sociedad. Además, en caso de no presentar cuentas anuales, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas impondrá sanciones de entre 1.200 y 60.000 euros.
Protección de datos
Estas son las obligaciones de tu empresa en materia de protección de datos:
– Definir qué tipo de datos personales recoges. Los datos personales se dividen en categorías y la categoría básica se refiere a datos de identificación, como el nombre y los apellidos.
– Indicar el tratamiento que se dará a los datos y sus posibles riesgos
– Integrar medidas seguras y mantener actualizado el registro de tratamiento
– Comunicación o cesión de datos
– Obtener el consentimiento expreso
– Fomentar la transparencia e informar sobre el uso de los datos
Ciberseguridad para las empresas
Aquellas empresas que lleven a cabo algunos de estos servicios digitales: mercados online (comercio electrónico); motores de búsqueda online o servicios de computación en la nube, quedan incluidas dentro del ámbito del Real Decreto-Ley 12/2018, de 7 de septiembre, de seguridad, y tienen la obligación de comunicar su actividad al Ministerio de Transformación Digital; comunicación que puede realizarse por vía electrónica.
Si deseas más información sobre las obligaciones societarias de las empresas, desde el Departamento Jurídico de PIMEC te podemos ayudar:
https://www.pimec.org/ca/pimes-autonoms/serveis/assessoria-juridica.
