El correo electrónico: cómo hacer un buen uso del mismo

En la actualidad el correo electrónico es una herramienta imprescindible para la mayor parte de las empresas, porque ofrece una comunicación rápida a un coste bajo. Sin embargo, ¿hacemos un buen uso de esta herramienta? En este escrito queremos indicarte algunas pautas para mejorar su uso. El primer gran error que solemos cometer es entender que el correo electrónico implica privacidad, y no es así, se debe tener cuidado con qué se escribe y a quién se envía. Básicamente, tenemos que usar el sentido común porque cualquier mensaje que enviemos puede acabar en el buzón de alguien con quien no contábamos inicialmente, es decir, tenemos que ser políticamente correctos. Esto nos lleva a la máxima de que no podemos escribir de forma precipitada, mejor pensarlo bien antes de pulsar el botón de enviar. Cualquier mensaje debería cumplir los siguientes puntos: Ser claros y concisos con lo que queremos expresar. Proximidad con «»el interlocutor»», dirigirnos a él por el nombre/apellido. Utilizar las fórmulas de cortesía correspondientes a la relación que mantengamos con el destinatario, manteniendo un tono y una gramática correctos. Mostrar interés por el contenido de los mensajes. Seleccionar los destinatarios y no poner en copia a personas que pueden no estar interesadas en nuestro mensaje. Hay que tener claro que la urgencia de un correo debe definirla el destinatario del mismo. Querer responder a todos los mensajes con celeridad no es probablemente la forma más eficiente de trabajar, aunque responder indicando que se está trabajando en ello es una buena manera de proceder. Aparte de la forma, se debe hacer hincapié en el contenido de los mismos. Sería bueno definir un código interno en las empresas para el uso del correo electrónico, así como del resto de las herramientas informáticas. Podríamos empezar por la prohibición de enviar cadenas, chistes, imágenes no relacionadas con el trabajo, etc., y cualquier tipo de mensaje que pueda incomodar al destinatario. Con este código se podrían minimizar la congestión de la red y la pérdida de tiempo de los empleados, es decir, incrementaríamos el rendimiento en la empresa. Como último punto, nos gustaría comentar la importancia del orden de los mensajes recibidos. Los programas actuales nos permiten crear estructuras para ordenar esta información, así como la opción de realizar copias de forma periódica para liberar espacio en el servidor y facilitar su uso. Te informamos de que estamos preparando unas sesiones presenciales y gratuitas para profundizar en cómo mejorar el uso del correo electrónico y, por tanto, ser más productivos. Si tienes interés en apuntarte, envíanos un correo a sistemes@pimec.net y te inscribiremos en la lista de empresas interesadas.   Más información: Departamento de Soluciones TIC Imma Navarra Teléfono 93 496 45 00 Correo electrónico: sistemes@pimec.net