¿Cómo se han de firmar las facturas electrónicas para las AAPP?

Firmar las facturas electrónicas que enviamos a las administraciones públicas es una obligación que no podemos obviar, pero ¿tenemos claro cómo firmar estos documentos concretos? ¿Por qué las AAPP nos obligan a firmar las facturas? Porque es la forma de garantizar la autenticidad del origen (identidad del firmante) y la integridad del documento. Recordemos que un documento electrónico firmado con un certificado digital no se puede modificar sin que este cambio o cambios queden evidenciados. ¿Qué es necesario para firmar una factura electrónica para las AAPP? 1. Un certificado digital reconocido, admitido por las AAPP 2. Un software de generación de firma, adecuado al tipo de documento y a las especificaciones exigidas Certificados digitales reconocidos La mayor parte de los certificados digitales reconocidos, emitidos por las autoridades de certificación homologadas por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, son válidos para firmar facturas electrónicas para las AAPP, pero no todos son adecuados. Existen certificados digitales que tienen «»plenos poderes»», y certificados digitales con «»poderes limitados»». Algunos certificados muestran el nombre de la persona que firma y otros solo muestran los datos de la empresa que firma. Por lo tanto, en función de quién tiene que usar el certificado, de cómo se utiliza e, incluso, del volumen de facturas que prevemos firmar, la decisión sobre qué certificado digital utilizaremos puede variar. Antes de tomar la decisión, puedes consultar con nuestro departamento especializado. Te ayudaremos a tomar la mejor decisión. Software de generación de firma Aunque hace ya muchos años que las empresas tenemos certificados digitales, por lo general hacemos un uso muy limitado de los mismos y no tenemos claras las diferencias entre los distintos tipos de certificados existentes. Habitualmente, solo utilizamos los certificados para hacer gestiones a través de Internet con las administraciones públicas, como la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. Podríamos decir que usamos los certificados digitales para validar nuestra identidad cuando queremos hacer un trámite a través de Internet, pero no tenemos costumbre de «»firmar»» los documentos que generamos nosotros. Con la llegada de la factura electrónica debemos hacerlo, y puede que no sepamos cómo. La respuesta es fácil: utilizando un software específico para firmar este tipo de documento. Lo más natural es que el propio programa de facturación lleve incorporada esta funcionalidad, pero si este no es tu caso, desde PIMEC te podemos informar sobre cómo puedes disponer de un programa para firmar archivos XML, según las especificaciones y las políticas de firma publicadas en la página oficial del Ministerio de Industria, Energía y Turismo. Si quieres que te ayudemos a encontrar el programa de firma de facturas electrónicas para las AAPP, contacta con nosotros y te informaremos acerca de qué programas existen en el mercado y de cuál se puede adaptar mejor a tus necesidades.   Andreu Bru Director del departamento Soluciones TIC de PIMEC www.solucionstic.org