Com s’han de firmar les factures electròniques per a les AP?

Firmar les factures electròniques que enviem a les administracions públiques és una obligació que no podem obviar, però tenim clar com firmar aquests documents concrets? Per què les AP ens obliguen a firmar les factures? Perquè és la forma de garantir l’autenticitat de l’origen (identitat del signant) i la integritat del document. Recordem que un document electrònic firmat amb un certificat digital no es pot modificar sense que aquest canvi o canvis quedin evidenciats.  Què ens cal per firmar una factura electrònica per a les AP? Un certificat digital reconegut, admès per les AP Un programari de generació de firma, adequat al tipus de document i les especificacions exigides Certificats digitals reconeguts La major part dels certificats digitals reconeguts, emesos per les autoritats de certificació homologades pel Ministeri d’Indústria, Energia i Turisme, són vàlids per firmar factures electròniques per a les AP, però no tots són adequats. Hi ha certificats digitals que tenen “plens poders”, i n’hi ha amb “poders limitats”. Hi ha certificats que mostren el nom de la persona que firma i altres que només mostren les dades de l’empresa que firma. Per tant, en funció de qui ha de fer servir el certificat, de com es fa servir i, fins i tot, del volum de factures que preveiem signar, la decisió sobre quin certificat digital utilitzarem pot variar. Abans de prendre la decisió, pots consultar el nostre departament especialitzat. T’ajudarem a prendre la millor decisió. Programari de generació de firma Tot i que fa molts anys que a les empreses tenim certificats digitals, en general en fem un ús molt limitat i no tenim clares les diferències entres els diversos tipus de certificats existents. Habitualment, només utilitzem els certificats per fer gestions a través d’Internet amb les administracions públiques, com ara l’Agència Tributària i la Seguretat Social. Podríem dir que fem servir els certificats digitals per validar la nostra identitat quan volem fer un tràmit a través d’Internet, però no tenim costum de “signar” els documents que generem nosaltres. Amb l’arribada de la factura electrònica hem de fer-ho, i potser no sabem com. La resposta és fàcil: fent servir un programari específic per firmar aquests tipus de document. El més natural és que el mateix programa de facturació porti incorporada aquesta funcionalitat, però si no és el teu cas, des de PIMEC et podem informar de com pots disposar d’un programa per firmar fitxers XML, segons les especificacions i les polítiques de firma publicades a la pàgina oficial del Ministeri d’Indústria, Energia i Turisme. Si vols que t’ajudem a trobar el programa de signatura de factures electròniques per a les AP, posa’t en contacte amb nosaltres i t’informarem de quins programaris hi ha al mercat i de quin es pot adaptar millor a les teves necessitats.    Andreu Bru Director del departament Solucions TIC de PIMEC www.solucionstic.org